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martes, mayo 26, 2009

:: Firmas personalizadas en Outlook 2003 ::


Cuando usamos el cliente de correo Outlook para gestionar nuestras cuentas empresariales y/o personales (como GMail, Yahoo!, Prodigy ó Hotmail) de manera habitual, es de buen gusto corporativo y ventaja estética el configurar firmas que tengan al final nuestros datos de contacto, algún logotipo de la empresa remitente o incluso ambas. Aquí les mostraré una alternativa “sencilla” para poder realizar diseños a nuestros e-mails con el fin de darles un toque personalizado (aunque siempre buscando lo profesional, claro).

En primer lugar, vayamos a nuestro Outlook y abramos:

Herramientas / Opciones... y seleccionamos la pestaña Formato de correo

Observaremos dos botones interesantes: Selector de diseño de fondo… y Firmas

Al dar clic a cualquiera de estos dos botones, podremos entrar a ventanas que nos permitirán editar una firma o un fondo; o bien, elegir una ya realizada. Si presionamos los botones hasta buscar un fondo o una firma ya diseñada nos daremos cuenta que al final de todo, los diseños se guardan en dos carpetas especiales:

Estas carpetas son (generalmente, dependiendo claro, de tu usuario):

C:\Documents and Settings\Administrador\Datos de programa\Microsoft\Diseños de fondo

C:\Documents and Settings\Administrador\Datos de programa\Microsoft\Signatures



En estas dos carpetas es en donde debemos pegar nuestro diseño HTML para usarlo en la redacción de nuestros e-mails.

¿Qué? ¿Diseño HTML? —Sí, vaya; una página web.
¿Qué? ¿Página web? —Sí, un documento fácil de hacer.
¿Qué? ¿Fácil de hacer? — ¬¬! Sí… con Word.
¿Qué? ¿Con Word? — ¡Que sí!…

Ejem… lo único que necesitamos es un poco de creatividad para crear en Word una distribución de texto e imágenes que nos parezcan apropiados para usarla en nuestro Outlook, veamos un pequeño ejemplo de cómo podríamos diseñarlo:

Ya teniendo el diseño, lo tenemos que Guardar como página web… tanto en la carpeta Diseños de Fondo y Signatures de las que les hablé hace rato.

Fíjense bien que en el tipo de archivo (en la parte de abajo de la ventana) diga Página web:

De tal forma que les genere un archivo y una carpeta al momento de crear la página web:


Una vez pegados estos dos elementos en las dos carpetas antes mencionadas, podemos ir de nuevo a nuestro Outlook y ahí a:

Herramientas / Opciones... y seleccionamos la pestaña Formato de correo

Teniendo la seguridad de que ahora al desplegar las listas tanto de Diseño de fondos y fuentes como de Firmas aparecerá disponible la página web que acabamos de crear. Entonces, ya podemos seleccionarla sin el mayo esfuerzo:



Y al crear un Nuevo mensaje podremos ver nuestro diseño en acción:



Y si no saliera el diseño distribuido como lo hayamos deseado, simplemente abrimos el archivo con Word (ya sabemos su ubicación) y lo editamos hasta tener el diseño esperado.

Nota importantísima:
Con sólo usar la carpeta Signatures es más que suficiente, ya que ahí se almacenan los diseños que se usan como firmas tanto al crear un mensaje como al reenviar o responderlo. En la sección Firmas sólo seleccioné Firmas para respuestas o reenvíos y no toqué Firma para mensajes nuevos, porque en su lugar usé el Diseño de fondo y fuentes; esto sólo con el propósito de mostrar que hay "dos maneras" de poder hacer uso de un diseño para incrustarlo en un mensaje creado desde Outlook 2003. Si no te quieres complicar la vida, sólo usa la carpeta Signatures.

10 comentarios:

Ernesto Moré dijo...

Se ve cool eso de hacer firmas, se puede hacer una con tu nombre?? es que no entendí mucho tu articulo@_@ no me gustan mucho las compu, bueno sí pero solo para navegar jejeje xD

Eduardo Robles Pacheco dijo...

Ernesto Moré:

Claro, se puede hacer con los datos que uno quiera, yo lo puse como si fuera para una implementación un tanto empresarial o de negocio, pero puedes meterle el texto que desees y las imágenes que gustes, incluso la dirección de tu Blog o alguna máxima al pie de la página. Una firma no tiene por qué ser muy ostentosa, puede llevar sólo lo básico y aún así sería muy útil.

Gracias por tu comentario XD!

pp dijo...

bastente util amigo... gracias

Eduardo Robles Pacheco dijo...

pp:

De nada, pra eso estamos...

Gracias por tu comentario XD!

MacBike dijo...

Me has salvado la vida! No te puedes ni imaginar la cantidad de sitios que he visitado para poder realizar esto. Hasta que he llegado al tuyo!, ha sido mi salvación.

Muchas gracias

Eduardo Robles Pacheco dijo...

MacBike:

Al principio yo tenía ese problema, ni siquiera en las páginas de Microsoft podía encontrar esto, hasta que buscando buscando supe cómo hacerlo, y el saberlo me dió la pauta para ahorrar a algunas personas ese coraje al buscarlo y no encontrarlo, y he aquí este post; me alegro que te haya sido útil la info.

Gracias por tu comentario XD!

Alex dijo...

En mi computador hay muchos email claves. Y tengo complicaciones con estos contraseña. Pero he encontrado - como recupero la contraseña de mi pst en el Internet hace algunas jornadas. Despues el instrumento ha recuperado mis files durante un minuto y de balde como he recordado.

Anónimo dijo...

que buen manual, tambien seria bueno que nos enseñaras como se hace en outlook 2007y outlook 2010

Anónimo dijo...

Muy buena la explicación, yo hice una firma así mismo (pegando en /Signatures) , en este caso con frontPage, el problema que tengo es que al abrir un correo nuevo, o al enviarlo, la firma sale un poco movida (alguna linea más arriba o abajo) y queda bastante mal, parece que esté mal acabada. A que se puede deber eso ? Gracias de antemano por tu respuesta !! Saludos

Eduardo Robles Pacheco dijo...

Anónimos:

Supongo que no habrá mucha diferencia con las nuevas versiones, pero procuraré hacerme de ellas e investigarlo.

Lo del error de encuadre es algo bastante común. Me pasó cuando hice la firma/página web en word. Creo que al hacer la importación Outlook acomoda el contenido según sus normas y no las del programa con que se ha hecho la firma. Aquí la cosa es acomodar el diseño desde el Frontpage y simultáneamente guardar cambios y luego abrir el Outlook hasta que la firma tenga el aspecto deseado. O bien, intentar hacer la firma desde otro editor web.


Gracias por sus comentarios XD!

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